Hier presenteren we als TDC Groep onze beroepengids voor de administratief medewerker! We hebben deze gids expres beknopt en ’to the point’ gemaakt. We hopen dat je er veel aan hebt! Heb je nog vragen of ben je nieuwsgierig naar meer? Geef ons een belletje of stuur ons een berichtje en we staan voor je klaar.
1. Wat is en doet een administratief medewerker?
Een administratief medewerker ondersteunt een organisatie bij dagelijkse administratieve werkzaamheden. Hij/zij zorgt ervoor dat gegevens correct worden verwerkt, documenten overzichtelijk worden opgeslagen en afspraken en informatie goed worden bijgehouden.
De werkzaamheden verschillen per organisatie en afdeling. Zo kan een administratief medewerker werken op een kantoor, bij een productiebedrijf, binnen de zorg of bij een uitzendbureau. Ook zijn er functies waarbij je je vooral bezighoudt met gegevensverwerking, terwijl je in andere functies juist veel contact hebt met klanten, leveranciers of collega’s.
Het doel van het werk is in iedere functie vergelijkbaar: zorgen voor een overzichtelijke, correcte en goed georganiseerde administratie.
2. Dagelijkse werkzaamheden
Als administratief medewerker houd je je dagelijks bezig met verschillende werkzaamheden, zoals:
- Het invoeren, controleren en verwerken van gegevens;
- Het bijhouden en archiveren van documenten en dossiers;
- Het inplannen van afspraken en beheren van verschillende agenda’s;
- Het beantwoorden van e-mails en telefoontjes;
- Het verwerken van inkomende en uitgaande posten;
- Het verwerken van debiteuren-, crediteuren-, personeels- en salarisadministratie.
3. Vereiste vaardigheden, opleiding en competenties
Vaardigheden/competenties
- Nauwkeurigheid;
- Organisatievermogen;
- Communicatieve vaardigheden;
- Computervaardigheden, zoals Microsoft Office;
- Zelfstandigheid;
- Samenwerken;
- Flexibiliteit;
- Goed kunnen rekenen.
Opleiding
Om administratief medewerker te worden, wordt vaak een mbo-opleiding op niveau 2, 3 of 4 gevraagd. Welke opleiding je nodig hebt hangt af van de werkzaamheden en de verantwoordelijkheden binnen de functie. Mogelijke opleidingen zijn bijvoorbeeld: mbo administratief medewerker, mbo-business administration, mbo office & management, mbo-bedrijfsadministrateur.
Voor sommige functies is een specifieke opleiding minder belangrijk dan relevante werkervaring, nauwkeurigheid en goede computervaardigheden. Ook kun je veel leren door praktijkervaring op te doen of aanvullende cursussen te volgen, bijvoorbeeld op het gebied van Excel, boekhouden of zakelijke communicatie.
4. Doorgroeimogelijkheden en werkomgeving
Doorgroeimogelijkheden
Als administratief medewerker zijn er verschillende mogelijkheden om door te groeien, zoals:
- Senior administratief medewerker;
- Financieel administratief medewerker;
- HR-medewerker;
- Managementassistent;
- Planner;
- Officemanager.
Welke richting het beste bij je past, hangt af van je interesses, ervaring en de mogelijkheden binnen je organisatie.
Werkomgeving
Administratief medewerkers werken in een uiteenlopende organisaties en sectoren. Meestal werk je op een kantoor of op een administratieve afdeling, maar je kunt ook onderdeel zijn van een team binnen een magazijn, productiebedrijf of andere werkomgeving.
Je kunt bijvoorbeeld aan de slag bij een uitzendbureau, personeel dienstverlener, commercieel bedrijf, zorginstelling, overheidsorganisatie, groothandel en zakelijke dienstverlener.
In veel functies werk je voornamelijk tijdens reguliere kantooruren. Afhankelijk van de organisatie is het mogelijk om deels vanuit huis te werken.
5. Voor wie is dit beroep geschikt?
Dit beroep past goed bij mensen die graag structuur aanbrengen, zorgvuldig te werk gaan en het prettig vinden om anderen te ondersteunen. Daarnaast kun je zowel zelfstandig als in een team werken, goed omgaan met verschillende taken en je vindt het belangrijk dat informatie en afspraken goed worden bijgehouden.
6. Zaken om rekening mee te houden
Ondanks dat het een erg interessant beroep is, zijn er ook zaken om rekening mee te houden:
- Het vraagt concentratie en nauwkeurigheid; je kunt een langere tijd achter een computer zitten en bent soms bezig met terugkerende werkzaamheden. Het is daarom belangrijk dat je geconcentreerd kunt blijven werken;
- Prioriteiten kunnen stellen; op drukke momenten kunnen er van verschillende kanten meerdere verzoeken tegelijk binnenkomen. Het is dan belangrijk dat je prioriteiten kunt stellen en kunt bepalen welke werkzaamheden als eerste aandacht nodig hebben;
- Je werkt met vertrouwelijke gegevens; je moet werken hoe je informatie veilig verwerkt en deelt, en zorgvuldig omgaan met de privacy van klanten, collega’s en andere betrokkenen.
7. Geef deze job een kans!
Zoals je hebt gelezen kunnen de dagelijkse werkzaamheden van een administratief medewerker verschillen per functie en organisatie. Daarnaast zijn er diverse doorgroeimogelijkheden aan de hand van jouw interesses. Heb je vragen of behoefte aan begeleiding? Daar zijn we voor! Stuur ons een berichtje en dan helpen we je graag.
Op het moment van schrijven is er helaas geen vacature voor administratief medewerker beschikbaar bij TDC Groep. Houd daarom onze website goed in de gaten, want ons vacatureaanbod verandert regelmatig!